ちょっと“いいもの”を買って，テンションというか
セルフイメージが俄然上がった気がしている
人と人の化学反応を科学して，日本の中小企業にファンを，粗利益を！
愛知県岡崎市のファンづくり専門チューター＆小さな会社専門の行政書士，
『さわちゅう』こと，澤田隼人（さわだ はやと)です！
書類作成のプロ，ですから，書類作成の道具には
こだわっているほうです。筆記具についても…。
いい筆記具，買いました。
…プロフェッショナル，ですから。
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あなたにとって，「プロフェッショナル」っていったい誰ですか？
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「プロフェッショナル」と聞いて，あなたは誰を思い出しますか？
ちょっと考えてみてください…。
…
…
私にとって，プロフェッショナルと言えば，
【山本 貴司（やまもと たかし）】さんです。
誰？と言う声が思いっきり聞こえてきましたが（笑），
近畿大付属高校～近畿大職員まで，３歳からずーーっと水泳をされている
アトランタ・シドニー・アテネの五輪に３大会出場された
バタフライのプロ中のプロ，という方です。
…ただ，奥様のほうが有名ですね。奥様は「千葉すず」さんです。
さて，みなさんはいかがでしょうか？
多分，全然違う人が上がってきているので，この質問をセミナーですると，
結構面白い結果がいつも出ていて，講師として楽しいところではあります。
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法則：言葉の共通化を行う。
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よく，社長が部下にこういう指示を出したりします。
「俺たちはプロなんだから，プロの仕事をしろ！」
果たして，社長と部下に「プロフェッショナルって誰ですか？」という
質問をしたら，同じ人（答え）が返ってくるでしょうか？
多分，無理だと思います。
それ以外に，例えば「FAXを送っておいて！」とか「印鑑押しといて！」
というレベルですら，正しく伝わっているかは，
“本当は”分からない，という状態になっている会社さんが多いんです。
だからこそ，「言葉の共通化」ということが必要なのです。
この【共通化】をするためには，【社内辞書】を作ってあげるのが，
一番正確で，また手っ取り早いものだと考えています。
【FAX送信】という言葉を共通化できるように作成した，
社内辞書（業務規則）の一例をご紹介します。
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【FAX送信】
個人情報が含まれているもの以外のものはFAXにて送信することができる。
（個人情報の定義については，個人情報保護マニュアルP5参照）
FAX送信をする場合には，当社指定のFAX送信用紙を表紙として作成し，
必ず送信内容と一緒に上長に提出し，承認（ハンコ）を得ること。
なお，短縮ダイヤルに登録されていないあて先に送信する場合には，
名刺・WEBページなどのFAX番号が正確であることを証明しうる物件とともに，
上長に提出しなければならない。
短縮ダイヤルに登録されている場合を除き，ダイヤルによりFAX送信を
行う場合には，送信者とは別の確認者とともにダイヤルを確認してから，
送信処理を行う。（短縮ダイヤルに登録されている場合には確認者不要。）
送信処理が完了したら，直ちに相手先に電話をかけ，
FAXが相手方に届いたことを確認すること。
FAX送信後，送信したFAXはFAX管理簿に閉じ保管すること。
なお，FAX管理簿は月末締めとし，締めたあと５年間保管する。
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…例えば，こういうことです。これが全てできて，
【FAX送信】ということになります。
全てできていなければ，１つでも抜けていることがあれば，
【FAX送信】ということではないのです。
長い！と思われた方もいらっしゃるかとは思いますが，
全員が全員，この定められた手順ができるようになっていないと，
個人情報の漏洩などが起こったりします。
言葉の共通化がされていないと，同じ日本語であったとしても，
きちんと内容が伝わらないのです。
ある人にとっては，何でもFAXを送ってもいいんだと思ってFAXを送ったり，
またある人は，FAX送信に送付状をつけるなんて思わずFAXを送ったり
はたまたチェックを受けることなくFAXを送信したり…
なーんてことになってしまいます。
FAX送信については，あくまでも一例ですが，
【言葉が通じないなぁ…。】【通じてなかったなぁ…】と思ったこと，
一度や二度ではないかと思います。
そういったことがあった，という方は是非，言葉の共通化，
【社内辞書】を作ってみてください。
そうすると，きっと社内環境がよくなって，
業務が効率化できるようになります。
社内環境もそうですが，対お客様についてもそうです。
飲食店であればお水を出すタイミング，注文を出すタイミング，
料理の作り方，出し方…すべて共通化しておいたほうがよいでしょう。
お客様に対するサービスの提供についても均質化できて，
より顧客満足度があがる方向にビジネスがもっていける，
その原点が【言葉の共通化】だと私は考えています。
ちなみに，【FAX送信】の定義については，私がコンサルとして
【顧客対応の業務規則】を作成させていただいているところのものを
一部改変してご紹介いたしました。
ここの会社さんも，このようなルールはあったのですが，
成文化されていなかったので，実質的に機能していませんでした。
ので，あーんなことやこーんなことが起きて，結構大変なことに…。
そこで，書類作成の専門家である【行政書士】でもある私が，
言語化し，従業員教育の担当もさせていただいております。
